關於標書製作的方方面面

一篇文章教會你

↓

所以，我們必須保證標書製作過程

萬無一失

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標書製作——從拿到投標檔案到投標現場結束

不看後悔！

01投標報名&招標檔案購買

招標檔案購買：

詳細閱讀招標檔案規定的報名方式、報名所需提供的資料及報名費用，並準備報名所需的資料及報名費用，注意報名截止日期。

報名方式分為：

現場報名或傳真報名（詳見各招標檔案具體要求）。

現場報名：需攜帶報名所需的資質檔案及報名費用到指定地點進行報名。報完名後，向招標代理機構索取招標檔案和發票或收據。

傳真報名：需將招標檔案要求的資質檔案、報名函及報名費用匯款憑證傳真至招標檔案指定的傳真號碼，傳真後打電話確認招標代理機構是否收到並索取招標檔案。

報名常用資質檔案包括但不限於：

法人代表授權委託書、 投標單位三證、報名費用繳納憑證或現金、報名函

報名時間：

如果時間允許，應在報名截止最後一天報名，前期報名材料需準備好。

02報名費&保證金繳納

報名費用繳納方式：現金繳納或銀行轉賬。

現金繳納：需要委託代理人攜帶招標檔案規定的報名費用到招標檔案要求的指定地點進行現場繳納並索取發票或收據。

銀行轉賬：標明招標編號及用途，將匯款憑證傳真至招標代理機構，並打電話確認。

投標保證金繳納方式：

銀行轉賬或電匯、現金繳納、銀行匯票等形式。（具體操作需嚴格按照招標檔案要求執行）

保證金不能及時到賬而錯過時間廢標。

匯款完成後內應打電話諮詢招標機構是否保證金已到賬 。

保證金匯款回單必須掃描交給製作標書人員，並按招標檔案要求密封 。

03閱讀分析標書

技術人員和商務人員分工，認真閱讀招標檔案2-3遍，對招標檔案個別條款不明確的，應及時與招標機構溝通，標示出重點部分及必須提供的材料，最好建立個備忘表（有些材料必須得提供，否則會導致廢標）。

思考以下問題：

1、招標人是哪個單位？

2、哪些是控標點？

3、報價有哪些要求？

4、哪些材料需要及時處理？

5、判斷是哪種品牌的標的？

6、是否需要尋求合作伙伴？

7、我們的競爭對手有哪些？

8、是否需要廠家授權？

9、哪些要求我司達不到？

10、裝訂密封、份數要求

11、業績要求（合同）、財務報表？

…………

04製作標書

一般標書的結構分為： （1）商務部分 （2）技術部分 （3）報價部分 （但招標檔案特殊要求格式除外）

商務部分：

一般包括投標人說明、廠家介紹、業績、合同、產品授權書、法人授權書、三證、資格證書、交貨期、付款方式、售後服務、承諾書、商務偏離表、商務應答、備品備件專用工具清單等，要嚴格按照標書內容要求及順序編寫。

注

意

1、成功案例要將主要業績（案例圖片）放在突出位置，黑體

2、資質檔案檢查有效性，避免放錯檔案或者放入過期檔案

3、廠家授權先掃描後原件寄送投標單位，注意快遞時間。

4、業績合同注意合同金額、時間是否要體現，原則上體現高價。

注意事項

技術部分：

包括投標裝置技術說明、圖紙設計、技術引數、產品配置、技術規格偏離表，技術力量簡介、安裝施工方案、產品質量、產品簡介、產品彩頁等等，要嚴格按照標書內容要求及順序編寫。

1、抓重點，不必要太詳細，要有針對性介紹，根據招標要求是否要提供產品彩頁、截圖介面。

2、對我方的優點和長處一定要表述清楚並放到突出位置，一般情況下，放在技術部分的前部，以提升產品形象。

3、稽核產品技術引數、技術性能的表述是否滿足招標方的技術要求。

4、稽核技術差異表的編排內容是否合理準確，有無遺漏或者多餘的。

5、稽核技術部分編排順序是否符合招標方的要求及其是否合理。

6、稽核有無多餘或者不足的檔案需要剔除和補充。

注意事項

關於技術偏離表：

1、偏離說明：正偏離、負偏離、無偏離；

2、如投標產品的技術指標優於招標要求即為正偏離，反之為負偏離，符合招標要求即為無偏離；

3、要完全響應或者超越其要求，絕對不能填寫滿足不了的引數，一定要讓引數相對應，不可序列；

4、多寫正偏離，換種語言文字描述，寫明投標產品的技術引數特點、產品優勢；

5、正偏離描述要加粗或用其它醒目符號★▲。

報價部分：

1、一定要有：報價一覽表（總價）、分項報價表；

2、報價表中裝置名稱、品牌、型號、數量、引數等是否與招投標檔案一致；

3、大小寫是否正確同時、數目是否相符；

4、注意報價表中貨幣單位前後一致 ，是否安裝招標檔案要求；

5、格式一定要和招標方要求的格式一樣；

6、要多列印幾份空白報價備用。

05標書目錄編排

初次目標編排：

根據招標檔案的要求，初步編寫投標檔案目錄；為了方便收集投標書的資料。對評分點、控標點、優勢應在初步目錄中標註，其目的為了讓標書製作者重視該部分文件。

後期編排：

按事先擬定好的投標檔案目錄，對正文內容的標題設定為標題1、標題2、標題3、標題4等，然後自動生成投標檔案的目錄，對目錄設定大小字型格式、行間距等。

注意事項

1、日期：一般寫從購買標書日起至投標當日，其它日期不行。

2、每一級標題之後需落款，投標單位、投標代表、日期（根據招標檔案和排版美觀而定）

3、需要投標代表簽字和法人代表簽字的，不能用印刷體

4、對於是掃描檔案的，需插入“與原件一致”字樣

5、對於有手寫處、投標單位名稱、“與原件一致”需蓋公章

6、有蓋章的掃描件圖片需設定灰白

7、在製作標書過程中要時刻儲存，檔案命名清楚明瞭

注意事項

目錄儘量做到詳細明瞭，便於評標者迅速查詢關鍵點，若要提交電子版的投標檔案，需設定好目錄索引。

06編輯技巧

製作標書常用的內容：

在標書製作前，對於標書內容常要填空的名稱（如公司名稱、投標人、日期、投標專案、專案編號等）單獨提供製作一個檔案（格式與投標檔案要求格式一致），這樣可實現快速複製，提高效率且可以保證所有的製作日期時間顯示均一樣。

如：

圖文混合排版注意事項：

圖片插入後不要用襯於文字上方、下方、文字中間（特別是低版本的word）等這樣的格式。如真的需要這樣操作，可以利用表格，將圖片插入表格所需要的位置，再將表格的邊線設為無即可。

如：

投標檔案格式參考：

標書編輯中常用的word快捷鍵：

07標書交叉檢查

1、在標書電子版製作完成後，讓參與人員進行交叉檢查，對錯誤的地方進行指正修改，並通報各個組員以防重複出現錯誤；

2、正本製作正副本內容一致，正本是整個招標的依據，所以要審慎再三，方可列印；

3、字型、格式是否統一；

4、審查報價產品是否符合招標產品需求（包括產品型號和數量），分項（分包）報價是否符合和正確，這點一定要仔細查對；

5、審查報價表中的分報價和總報價的計算、大小寫是否正確，報價表、投標一覽表、投標函中的報價大小寫是否一致，進行仔細核對和校對；

6、審查開標檔案書寫格式是否與招標方的要求一致；

7、互審過的文件要重新命名，例如**11，**22，**最終；

8、各個文件要詳細命名，並存放清楚。

08標書列印&裝訂

1、列印標書，按招標檔案要求列印標書正本、副本、封面，封條，報價一般在公司列印即可。

2、需檢查排版是否有錯亂，確認後才可列印；

3、錯誤的紙質文件應帶回公司作廢處理；

4、圖片需彩打，其他文字黑白即可；

5、認真核對有無缺頁、夾頁、順序顛倒、頁面倒轉現象；

6、對於大專案需列印一份給投標代表使用；

7、列印後需及時徹底刪除文件；

8、按照招標檔案要求和實際情況，進行打孔裝訂或膠裝。

09標書籤字&蓋章

1、需簽字處：含授權書法人代表、投標代表簽字

注意事項

1、根據招標檔案要求蓋章

2、公章需蓋正清晰，若一個不明顯，需重新再蓋一個，且兩個不能重疊一起

3、在密封條上蓋章儘量一半在密封條上一半在密封袋上

注意事項

2、需蓋章處： 騎縫章、封面、封條、報價表、投標單位名稱、“與原件一致”、簽字處

10.

標書最後審查

1、審查是否有漏簽字、漏蓋章處

2、招標檔案要求的文件資料是否有放齊全

3、是否需要將原件、彩頁放入標書中

4、標書中是否有其它未發現的錯誤

11.

標書檔案密封

1、按招標檔案要求將正本、副本、報價檔案單獨密封檔案進行單獨封裝，在檔案袋封面和“於***時之前不得啟封處”等加蓋公章。

2、若需要提交電子文件，將和正本一起封裝。

3、如有條件的話可以單獨製作一個投標專用箱將所有檔案裝在一起，既方便又美觀。

4、封口：在未得到專案負責人或投標代表同意的前提下，投標檔案封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章後預留封口，由投標代表整理後自行密封

12.

開標前準備

1、查詢登記：開標時間、開標地點、招標機構聯絡人、聯絡電話、乘車路線、交通方式、乘車時間

2、整理收集：招標檔案、投標檔案明細清單及招標檔案規定其他在開標前需要提交的資料

3、資料如下：包括但不限於：投標代表人身份證原件及影印件加蓋公章、報名函證明、投標保證金繳納憑證加蓋公章或現金、彩頁、代理證書、合同原件、公章（若可以）、印盒、文具等

13.

開標現場

1、記錄開標情況，如各投標單位名稱、數量、投標產品、投標價格、投標代表、評分排名、預中標單位等

2、可與其他投標單位交流，但不透入對公司不利的事情，特別是本次投標價格

3、記錄招標單位負責人、評委、關鍵人

4、平常多鍛鍊，精彩的講標，注意講標時間（5-10分），把評分關鍵點和把投標產品的優勢重點描述

14.

常見專家提問問題整理

1、你們產品有什麼優勢？

2、你們產品在哪裡有什麼成功案例？

3、你們廠家實力怎麼樣？

4、你們的產品太貴了？

5、其他投標單位都降了￥，你降多少？

6、你們有贈送其他什麼裝置嗎？

7、你們售後服務是怎麼樣的？ …………

15.

標後的整理、跟進工作

1、如果沒有確定投標結果，應及時向領導彙報，後期應及時跟蹤。

2、如果中標，及時向領導彙報，感謝評標專家，跟蹤到專案簽訂內部合同為止。

3、如果落標，分析落標原因，填寫到標書登記表中。

4、標公告公示期滿後，辦理中標通知書領取、投標保證金退還、中標單位中標服務費繳納、合同簽訂等跟進工作。具體辦理應與招標機構溝通。

16.

標書檔案資料逐項檢查表

圖片來源於網路

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